1. Finalità del documento e riferimenti normativi
Questa pagina integra l’Informativa sulla privacy e descrive l’applicazione delle regole sulla protezione dei dati alle attività del sito Ulmirexa, insieme alle modalità per esercitare i propri diritti.
I riferimenti comprendono il Regolamento UE 2016/679, denominato GDPR, il decreto legislativo 196/2003 e successive modifiche, la direttiva 2002/58/CE e le disposizioni italiane ed europee applicabili a dati personali, cookie e comunicazioni elettroniche.
Le informazioni riportate non limitano i diritti riconosciuti dalla normativa applicabile.
2. Organizzazione delle informazioni
Le sezioni seguenti illustrano le categorie di dati, le finalità, le basi giuridiche, i destinatari e i criteri di conservazione.
Sono inoltre descritte le condizioni dei trasferimenti internazionali, la gestione delle preferenze e le procedure per presentare una richiesta relativa ai dati personali.
3. Attività di trattamento interessate
L’informativa riguarda la consultazione del sito e dei prodotti, la gestione degli ordini, i pagamenti, i rimborsi, le spedizioni e i resi.
Comprende anche l’assistenza, le richieste relative alla garanzia legale di conformità, la prevenzione delle frodi, la sicurezza e gli adempimenti fiscali o contabili.
L’impiego di cookie e l’invio di comunicazioni promozionali rientrano nell’ambito del documento quando tali attività sono effettivamente svolte e dispongono di un fondamento valido.
I trattamenti possono riguardare persone che si trovano in Italia, nell’Unione europea o nello Spazio economico europeo.
Le informazioni possono essere gestite attraverso piattaforme e sistemi elettronici e, quando necessario, mediante archivi cartacei organizzati.
4. Titolare del trattamento e recapiti
I trattamenti collegati al sito sono gestiti con il nome Ulmirexa. Il titolare è il soggetto che determina le finalità e i mezzi del trattamento.
Indirizzo di contatto: 36-18 Koromogawa Shimotachisawa, Oshu, Iwate 029-4492, Giappone.
Telefono: +81 80-7416-5412.
E-mail: presales@ulmirexa.com.
L’invio tramite e-mail facilita la conservazione di una traccia scritta della richiesta.
Se Ulmirexa è soltanto un nome commerciale, l’identità completa del titolare deve essere indicata nell’Informativa sulla privacy e nei documenti applicabili. Il nome del sito e l’indirizzo di contatto non sostituiscono tale identificazione.
5. Dati che possono essere trattati
5.1 Identità e contatti
Le informazioni possono comprendere nome, nominativo del destinatario, e-mail, telefono e indirizzi di fatturazione e consegna.
5.2 Ordini e assistenza dopo l’acquisto
Possono essere utilizzati numero d’ordine, articoli, quantità, importi, sconti, spese di consegna e stato della richiesta.
Il fascicolo può includere cancellazioni, resi, sostituzioni, rimborsi e domande relative alla garanzia legale.
5.3 Informazioni sulle transazioni
I dati disponibili possono comprendere mezzo di pagamento, circuito della carta, importo, valuta, identificativo della transazione e stato dell’autorizzazione o del rimborso.
Le informazioni della carta eventualmente ricevute sono normalmente mascherate. I dati completi sono generalmente trattati direttamente dai prestatori utilizzati durante il pagamento.
Non inviare tramite e-mail ordinaria numeri completi di carta, codici di sicurezza, password o codici temporanei.
5.4 Spedizione e consegna
Possono essere trattati indirizzo, numero di tracciamento, vettore incaricato, aggiornamenti logistici e tentativi di consegna.
In caso di problemi, possono essere necessari documenti di ricezione e informazioni su perdita, danneggiamento o rifiuto del pacco.
5.5 Richieste all’assistenza
I dati possono includere il contenuto di domande e reclami, la corrispondenza, i resoconti degli scambi e i documenti forniti volontariamente.
Fotografie del prodotto o dell’imballaggio e informazioni di verifica possono essere utilizzate quando pertinenti alla richiesta.
5.6 Dati tecnici e navigazione
L’utilizzo del sito può generare indirizzo IP, caratteristiche del dispositivo, sistema operativo, browser, date e orari di accesso.
Possono inoltre essere trattati pagine consultate, registri tecnici, dati di sessione e identificativi online, secondo gli strumenti utilizzati e le scelte espresse.
5.7 Preferenze e consensi
Le registrazioni possono riguardare scelte sui cookie, consenso e revoca, iscrizione o disiscrizione dalle comunicazioni commerciali.
Possono essere conservati anche data, ora e modalità con cui la scelta è stata effettuata.
6. Provenienza delle informazioni
Una parte dei dati viene comunicata direttamente quando compili un ordine, inserisci i recapiti, effettui un pagamento o contatti l’assistenza.
Lo stesso avviene per cancellazioni, resi, rimborsi, richieste di garanzia e gestione delle preferenze.
Altre informazioni sono generate durante la navigazione oppure trasmesse dagli operatori coinvolti, come prestatori di pagamento, banche, servizi logistici, piattaforme tecniche e strumenti di sicurezza.
Le autorità o altri soggetti possono fornire informazioni quando sono legittimati a farlo. Ogni dato ricevuto deve essere utilizzato per finalità pertinenti e su una base giuridica appropriata.
7. Finalità e basi giuridiche
Il fondamento del trattamento dipende dall’operazione concretamente svolta. L’eventuale ricorso al legittimo interesse richiede una valutazione della necessità del trattamento e dei diritti della persona interessata.
7.1 Gestione del contratto
Le informazioni servono a ricevere e verificare l’ordine, controllare la disponibilità, gestire il pagamento e organizzare la preparazione.
Consentono inoltre di comunicare aggiornamenti e trattare cancellazioni, resi, sostituzioni e rimborsi.
La base giuridica è l’esecuzione del contratto o di misure precontrattuali richieste dall’interessato.
7.2 Sicurezza dei pagamenti e prevenzione delle frodi
I controlli possono verificare l’autorizzazione del pagamento, individuare transazioni anomale e contrastare utilizzi non autorizzati.
Secondo il caso, il trattamento si fonda sull’esecuzione del contratto, su obblighi legali o sul legittimo interesse a proteggere le transazioni e prevenire frodi.
7.3 Trasporto e restituzioni
Le coordinate e i riferimenti logistici permettono di preparare i pacchi, trasmettere le informazioni necessarie al vettore, fornire il tracciamento e organizzare consegne o ritiri.
Queste operazioni si basano principalmente sull’esecuzione del contratto.
7.4 Assistenza e garanzia legale
Le informazioni sono utilizzate per rispondere alle domande, esaminare problemi dei prodotti e gestire reclami o rimedi previsti dalla garanzia legale.
Le basi applicabili sono l’esecuzione del contratto, gli obblighi di legge e, secondo la richiesta, il legittimo interesse a fornire assistenza.
7.5 Adempimenti fiscali e tutela dei diritti
I dati possono servire a predisporre documenti fiscali, conservare registrazioni contabili e rispondere a richieste legittime delle autorità.
Il trattamento si fonda sugli obblighi applicabili oppure sul legittimo interesse ad accertare, esercitare o difendere un diritto.
7.6 Sicurezza del sito
Registri e informazioni tecniche possono proteggere account e sessioni, rilevare accessi anomali, prevenire abusi e individuare errori.
Il fondamento può essere il legittimo interesse alla sicurezza e alla continuità del servizio, nei limiti necessari e proporzionati.
7.7 Analisi e miglioramento
Gli strumenti analitici non necessari sono attivati dopo il consenso quando richiesto.
Le operazioni tecniche o statistiche eventualmente esenti devono rispettare le condizioni specifiche previste dalle disposizioni applicabili. La sola finalità di miglioramento del sito non elimina l’obbligo di consenso.
7.8 Comunicazioni promozionali
I messaggi commerciali sono inviati sulla base di un consenso valido oppure nelle altre situazioni espressamente consentite dalla legge.
Puoi revocare il consenso o opporti al marketing diretto in qualsiasi momento. Le comunicazioni necessarie per un ordine rimangono distinte dalla promozione commerciale.
8. Informazioni necessarie e facoltative
Alcuni dati sono indispensabili per accettare ed eseguire un ordine, ricevere il pagamento, effettuare la consegna o gestire una richiesta.
Altri devono essere trattati per adempiere a obblighi fiscali o legali. Se mancano informazioni necessarie, l’operazione interessata potrebbe non essere completata.
L’adesione al marketing e il consenso ai cookie non necessari sono facoltativi. Il rifiuto o la revoca non devono impedire un acquisto ordinario o l’utilizzo delle funzioni essenziali.
9. Destinatari dei dati
Le informazioni sono comunicate soltanto nella misura necessaria alla finalità pertinente.
I destinatari possono comprendere fornitori di piattaforme di vendita, hosting, servizi cloud, manutenzione, assistenza e comunicazione, oltre agli operatori del pagamento e della sicurezza.
Vettori, spedizionieri e altri partner logistici possono ricevere i dati utili alla propria attività. Gli operatori di analisi o pubblicità intervengono con il consenso quando richiesto.
Informazioni pertinenti possono essere accessibili a consulenti contabili, fiscali, legali o assicurativi e alle autorità pubbliche, doganali, di controllo o giudiziarie competenti.
Un’eventuale comunicazione nell’ambito di operazioni riguardanti l’attività deve rispettare la legge e le misure di protezione applicabili.
I fornitori che agiscono per conto del titolare trattano i dati secondo istruzioni e accordi appropriati. Banche, prestatori di pagamento, vettori o autorità possono invece operare, per determinate attività, come titolari autonomi.
10. Criteri di conservazione
I dati non vengono conservati oltre il periodo necessario alle finalità e agli obblighi applicabili.
Le informazioni contrattuali rimangono disponibili durante l’esecuzione dell’acquisto e per i successivi periodi richiesti dalle norme fiscali, contabili o civili.
I dati di pagamento e rimborso possono essere necessari per la gestione della transazione e delle contestazioni. I fascicoli di assistenza e garanzia seguono la durata utile alla richiesta e ai relativi termini di tutela dei diritti.
I registri tecnici sono conservati per periodi limitati, proporzionati alla sicurezza e all’esame degli incidenti.
I dati di marketing cessano di essere utilizzati per tale finalità dopo la revoca, l’opposizione o la scadenza del periodo applicabile. Informazioni minime possono essere conservate per rispettare la disiscrizione. Le registrazioni dei consensi sono mantenute per il tempo necessario a documentare le scelte.
Le durate di cookie e identificativi sono descritte nell’Informativa sui cookie.
Alla scadenza, i dati sono eliminati o anonimizzati. Se rimane un obbligo di conservazione o una necessità di tutela dei diritti, accesso e utilizzo vengono limitati di conseguenza.
11. Trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo
L’indirizzo di contatto di Ulmirexa si trova in Giappone. In base all’organizzazione effettiva dei servizi, alcuni dati possono essere trasferiti o consultati in Giappone o in altri Paesi fuori dallo Spazio economico europeo.
Ciò può riguardare infrastrutture tecniche, pagamenti, assistenza o logistica. Anche un accesso remoto può costituire un trasferimento.
Quando si applicano le regole del GDPR, il trasferimento deve disporre di un meccanismo valido. Può trattarsi di una decisione di adeguatezza riferibile al destinatario e al trattamento, di clausole contrattuali standard o di un altro strumento riconosciuto.
Le deroghe possono essere utilizzate soltanto nelle condizioni previste dalla legge. Secondo i rischi, possono essere necessarie misure aggiuntive, quali cifratura, separazione dei dati, minimizzazione e limitazioni degli accessi.
La presenza di un indirizzo in Giappone non implica che tutti i trattamenti avvengano lì o che ogni trasferimento sia automaticamente coperto da una decisione di adeguatezza.
Puoi richiedere informazioni sulle misure pertinenti e sulle modalità per ottenerne una copia, quando previsto, scrivendo a presales@ulmirexa.com.
12. Cookie e tecnologie analoghe
Il sito può utilizzare cookie tecnici, strumenti di sicurezza, preferenze, analisi e marketing, oltre ad archiviazione locale e altri identificativi.
Gli strumenti strettamente necessari possono essere utilizzati senza consenso preventivo soltanto quando ricorrono i requisiti di esenzione.
Gli strumenti non necessari soggetti a consenso devono restare disattivati fino a una scelta valida. Puoi accettare, rifiutare, selezionare le categorie e modificare successivamente le preferenze.
Le informazioni su finalità, fornitori e durate devono essere disponibili nell’Informativa sui cookie e nel pannello di gestione.
13. Controlli automatizzati
I servizi di pagamento e sicurezza possono utilizzare strumenti automatici per esaminare la coerenza dei dati, gli indirizzi, le caratteristiche del dispositivo e i tentativi di pagamento.
La valutazione può considerare indicatori pertinenti di rischio o precedenti anomalie, nei limiti consentiti.
Salvo informazione specifica e rispetto delle condizioni legali, le decisioni con effetti giuridici o analogamente significativi non sono basate esclusivamente su trattamenti automatizzati.
Se viene introdotto un processo soggetto all’articolo 22 del GDPR, devono essere fornite informazioni significative sulla logica utilizzata, sull’importanza e sulle conseguenze previste.
Devono inoltre essere rese disponibili le tutele applicabili, comprese l’intervento umano, la possibilità di esprimere la propria opinione e la contestazione della decisione.
14. Dati dei minori
Il sito e i servizi di acquisto non sono specificamente rivolti ai minori.
Non è previsto il raccoglimento consapevole di dati di minori per finalità incompatibili con la normativa. Se emerge che informazioni sono state fornite senza un fondamento valido o l’autorizzazione necessaria, la situazione viene esaminata.
Secondo il caso, i dati vengono eliminati, il trattamento viene limitato o sono adottate altre misure appropriate.
15. Protezione delle informazioni
Le misure tecniche e organizzative sono commisurate alla natura dei dati, alle operazioni e ai rischi prevedibili.
Possono comprendere connessioni cifrate, autenticazione, controllo degli accessi, aggiornamenti, registri di sicurezza e procedure di backup e ripristino.
La selezione e il controllo dei fornitori, le istruzioni alle persone autorizzate e le procedure di risposta agli incidenti completano queste misure.
Nessun sistema esclude ogni rischio. Le protezioni possono essere adeguate all’evoluzione tecnica e alle condizioni effettive del trattamento.
16. Diritti dell’interessato
Nei casi previsti dal GDPR puoi ottenere informazioni sui trattamenti, accedere ai dati e chiederne la rettifica o l’integrazione.
Puoi richiedere cancellazione, limitazione e opposizione quando ne ricorrono i presupposti.
Il diritto alla portabilità, quando applicabile, consente di ricevere i dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e, se tecnicamente possibile, di richiederne la trasmissione a un altro titolare.
Puoi revocare il consenso senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente e opporti in qualsiasi momento al marketing diretto.
Restano applicabili le tutele relative alle decisioni esclusivamente automatizzate, il diritto di reclamo e la possibilità di rivolgersi all’autorità giudiziaria competente.
17. Presentazione delle richieste
Puoi inviare una richiesta a presales@ulmirexa.com oppure contattare il numero +81 80-7416-5412.
Indica il diritto che desideri esercitare e le informazioni utili a individuare i dati, come nome, e-mail associata all’account o riferimento d’ordine, quando pertinente.
Un’integrazione per verificare l’identità può essere richiesta soltanto quando ragionevolmente necessaria a evitare accessi o divulgazioni non autorizzati. I dati richiesti devono restare proporzionati.
Le richieste sono normalmente gratuite. Per domande manifestamente infondate o eccessive possono essere applicate le misure consentite dal GDPR, inclusi un contributo ragionevole o un rifiuto motivato.
18. Tempi di risposta
Le richieste sono trattate senza ingiustificato ritardo e, di norma, entro 1 mese dal ricevimento.
Se necessario per la complessità o il numero delle richieste, il termine può essere prorogato di ulteriori 2 mesi. La proroga e le sue ragioni vengono comunicate entro il primo mese.
Se non è possibile dare seguito alla richiesta, vengono forniti i motivi entro il termine applicabile, insieme alle informazioni sulla possibilità di presentare reclamo o ricorso.
19. Reclamo all’autorità di controllo
Se ritieni che il trattamento violi il GDPR o altre disposizioni applicabili, puoi presentare un reclamo a un’autorità competente.
In Italia, l’autorità è il Garante per la protezione dei dati personali.
Puoi rivolgerti, in particolare, all’autorità dello Stato membro della tua residenza abituale, del luogo di lavoro o della presunta violazione. Non è obbligatorio contattarci prima del reclamo.
Restano disponibili gli altri rimedi amministrativi e giudiziari previsti dalla legge.
20. Responsabile della protezione dei dati
I recapiti di un responsabile della protezione dei dati, denominato RPD o DPO, vengono indicati nell’Informativa sulla privacy quando è stata effettuata una designazione formale.
Questa sezione non attesta l’avvenuta nomina. In assenza di recapiti specifici, le richieste possono essere inviate a presales@ulmirexa.com.
21. Rappresentante nell’Unione europea
Quando il trattamento rientra nell’articolo 3, paragrafo 2, del GDPR, la designazione di un rappresentante nell’Unione europea è richiesta nelle condizioni dell’articolo 27, salvo un’esenzione applicabile.
L’identità e i recapiti devono essere resi disponibili a seguito della designazione.
Un fornitore tecnico, un partner logistico o un indirizzo di contatto non costituisce automaticamente un rappresentante ai sensi del GDPR.
22. Recapiti privacy e disponibilità dell’assistenza
Per chiarimenti sui dati personali, sui cookie o sulle modalità di esercizio dei diritti, puoi utilizzare i seguenti recapiti.
Indirizzo di contatto: 36-18 Koromogawa Shimotachisawa, Oshu, Iwate 029-4492, Giappone.
Telefono: +81 80-7416-5412.
E-mail: presales@ulmirexa.com.
L’assistenza è disponibile dal lunedì al venerdì dalle 09:00 alle 18:00 e il sabato dalle 09:00 alle 16:00, secondo l’ora italiana, CET o CEST in base alla stagione.
Gli orari non modificano i termini legali di risposta. I recapiti sono riportati anche nella pagina Contatti.
23. Aggiornamenti
Questa pagina può essere modificata in seguito a cambiamenti normativi, variazioni dei trattamenti, dei fornitori, delle misure di sicurezza o degli strumenti utilizzati.
Gli aggiornamenti possono riguardare anche le procedure per esercitare i diritti. La versione revisionata viene pubblicata con la data di aggiornamento.
Le modifiche non riducono i diritti già acquisiti e non sostituiscono il consenso quando una nuova finalità ne richiede la raccolta.